Kontrole zdalne, umowy B2B i wyższe kary

Od 8 lipca 2026 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące Państwowej Inspekcji Pracy. Reforma kojarzona jest przede wszystkim z kontrolowaniem umów zlecenia i kontraktów B2B, jednak zakres zmian jest znacznie szerszy.

PIP może obecnie skuteczniej typować firmy do kontroli, korzystać z danych ZUS, prowadzić część czynności zdalnie oraz żądać dokumentów w formie elektronicznej. Inspektorzy otrzymali również nowe narzędzia pozwalające reagować w sytuacji, gdy umowa cywilnoprawna w rzeczywistości przypomina umowę o pracę.

Nowelizację wprowadziła ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, opublikowana w Dz.U. z 2026 r. poz. 473.

Czy od 8 lipca zmieniły się zasady zawierania umów?

Sama definicja stosunku pracy nie uległa zmianie. Nadal decydujące znaczenie ma to, w jaki sposób praca jest faktycznie wykonywana, a nie nazwa podpisanej umowy.

Zgodnie z Kodeksem pracy zatrudnienie jest stosunkiem pracy, gdy dana osoba wykonuje pracę:

• osobiście i za wynagrodzeniem,
• na rzecz pracodawcy,
• pod jego kierownictwem,
• w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym.

Nie można więc zastąpić umowy o pracę umową zlecenia albo współpracą B2B, jeżeli rzeczywiste warunki wykonywania obowiązków odpowiadają zatrudnieniu pracowniczemu.

Od 8 lipca 2026 r. PIP ma jednak znacznie skuteczniejsze narzędzia do egzekwowania tych zasad.

Kiedy PIP może zakwestionować umowę zlecenia lub B2B?

Ryzyko zakwestionowania umowy wzrasta, gdy współpracownik formalnie prowadzi działalność albo wykonuje zlecenie, ale w praktyce funkcjonuje jak pracownik.

Inspektor może zwrócić uwagę między innymi na to, czy:

• firma wyznacza konkretne godziny i miejsce wykonywania pracy,
• współpracownik musi na bieżąco wykonywać polecenia przełożonego,
• sposób wykonywania obowiązków jest stale kontrolowany,
• praca musi być wykonywana osobiście,
• współpracownik nie może korzystać z podwykonawców lub zastępstwa,
• osoba jest włączona w strukturę organizacyjną firmy,
• po stronie wykonawcy nie występuje rzeczywiste ryzyko gospodarcze.

Każda współpraca powinna być oceniana indywidualnie. Samo wystawianie faktury, posiadanie działalności gospodarczej czy nazwanie umowy „kontraktem B2B” nie przesądza jeszcze o tym, że jest ona prawidłowa.

PIP może nakazać usunięcie naruszenia

Nowe przepisy wprowadzają procedurę, która pozwala najpierw dobrowolnie uporządkować nieprawidłową formę zatrudnienia.

Jeżeli inspektor uzna, że w danej relacji dominują cechy stosunku pracy, powinien umożliwić stronom przedstawienie swojego stanowiska. Następnie może wydać polecenie usunięcia naruszenia, na przykład poprzez zawarcie umowy o pracę.

Dopiero niewykonanie polecenia może doprowadzić do wydania przez okręgowego inspektora pracy decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy. Okręgowy inspektor może również skierować do sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy.

Decyzja administracyjna co do zasady wywołuje skutki od momentu jej wydania. Powództwo skierowane do sądu może natomiast służyć ustaleniu stosunku pracy również za wcześniejszy okres.

Kontrola PIP może być prowadzona zdalnie

Inspektor nie zawsze będzie musiał pojawić się osobiście w siedzibie firmy. W uzasadnionych przypadkach cała kontrola lub jej część może zostać przeprowadzona zdalnie.

PIP może między innymi:

• żądać przesłania akt osobowych i pozostałych dokumentów elektronicznie,
• przeprowadzić transmisję online,
• wysłuchać strony albo przesłuchać kontrolowanego przy użyciu obrazu i dźwięku,
• przekazać upoważnienie do kontroli drogą elektroniczną,
• sporządzić elektroniczny protokół lub notatkę urzędową.

Dla pracodawców oznacza to konieczność uporządkowania dokumentacji elektronicznej i wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za kontakt z organem kontrolnym.

Większa wymiana danych z ZUS i administracją skarbową

Kontrola PIP nie powinna być już traktowana jako odrębne postępowanie, którego skutki ograniczają się wyłącznie do prawa pracy.

Inspekcja otrzymała szerszy dostęp do danych ZUS, a jednocześnie ma obowiązek przekazywania Zakładowi określonych informacji ustalonych podczas kontroli. Organy PIP mogą również informować organy podatkowe o postępowaniach dotyczących ustalenia stosunku pracy.

Zakwestionowanie formy współpracy może więc prowadzić nie tylko do zmiany umowy. W zależności od rozstrzygnięcia mogą pojawić się również konsekwencje w zakresie składek, podatków, dokumentacji pracowniczej oraz należnych świadczeń.

Indywidualna interpretacja Głównego Inspektora Pracy

Przedsiębiorca, który ma wątpliwości dotyczące prawidłowej formy współpracy, może wystąpić do Głównego Inspektora Pracy o interpretację indywidualną.

Wniosek może dotyczyć istniejącego stosunku prawnego albo planowanego sposobu współpracy. Należy dokładnie opisać stan faktyczny, wskazać odpowiednie przepisy oraz przedstawić własne stanowisko.

Opłata za wydanie interpretacji wynosi 40 zł, a odpowiedź powinna zostać wydana w ciągu 30 dni od otrzymania kompletnego wniosku. Interpretacja jest wiążąca dla organów PIP, ale pod warunkiem, że rzeczywisty sposób wykonywania pracy odpowiada opisowi przedstawionemu we wniosku.

Wyższe kary za naruszanie praw pracowników

Od 8 lipca 2026 r. wzrosły grzywny przewidziane za wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Standardowe kary, które wcześniej wynosiły od 1 000 zł do 30 000 zł, zostały podwyższone do poziomu od 2 000 zł do 60 000 zł.

Kary od 3 000 zł do 90 000 zł mogą dotyczyć szczególnych przypadków wskazanych w Kodeksie pracy, związanych z naruszeniami popełnianymi wobec pracowników przez osoby będące dłużnikami alimentacyjnymi. Nie jest więc prawidłowe ogólne stwierdzenie, że każdemu pracodawcy za ponowne popełnienie tego samego wykroczenia automatycznie grozi 90 000 zł grzywny.

Za zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna zostać zawarta umowa o pracę, pracodawcy lub osobie działającej w jego imieniu może grozić grzywna od 2 000 zł do 60 000 zł.

Jak skorzystać z rocznego okresu na uporządkowanie umów?

Ustawodawca przewidział ważne rozwiązanie przejściowe dla umów zawartych przed 8 lipca 2026 r.

Podmiot, który wcześniej zawarł umowę cywilnoprawną, mimo że współpraca spełnia wszystkie cechy stosunku pracy, może dobrowolnie zawrzeć z taką osobą umowę o pracę w ciągu 12 miesięcy od wejścia w życie nowych przepisów.

Oznacza to możliwość uporządkowania zatrudnienia do 8 lipca 2027 r. bez odpowiedzialności za wykroczenie polegające na zawarciu umowy cywilnoprawnej zamiast wymaganej umowy o pracę. Zwolnienie dotyczy jednak konkretnie odpowiedzialności wskazanej w art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy i nie powinno być traktowane jako ogólna ochrona przed wszystkimi konsekwencjami wcześniejszych nieprawidłowości.

Jak przygotować firmę do kontroli PIP?

Najważniejszym działaniem powinien być przegląd wszystkich stosowanych form współpracy. Należy porównać treść umów z tym, jak obowiązki są wykonywane w praktyce.

Przedsiębiorca powinien przede wszystkim:

1. Zweryfikować umowy zlecenia, umowy o dzieło i kontrakty B2B.
2. Sprawdzić, kto ustala czas, miejsce i sposób wykonywania pracy.
3. Uporządkować ewidencję czasu pracy, akta osobowe i dokumenty płacowe.
4. Przygotować procedurę przekazywania dokumentów elektronicznych.
5. Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakt z inspektorem.
6. Rozważyć dobrowolną zmianę formy zatrudnienia przed 8 lipca 2027 r.
7. W przypadku wątpliwości skonsultować umowę ze specjalistą albo wystąpić o interpretację indywidualną.

Podsumowanie

Reforma Państwowej Inspekcji Pracy nie ogranicza się do kontroli umów B2B. Obejmuje również zdalne czynności kontrolne, elektroniczną dokumentację, szerszą wymianę informacji z ZUS i organami podatkowymi, indywidualne interpretacje oraz wyższe kary.

Najlepszym sposobem ograniczenia ryzyka nie jest przygotowywanie dokumentów dopiero po otrzymaniu informacji o kontroli. Firma powinna na bieżąco dbać o zgodność umów z rzeczywistymi warunkami wykonywania pracy.

Biuro Rachunkowe VEGA pomaga przedsiębiorcom w uporządkowaniu dokumentacji kadrowo-płacowej oraz rozliczeń związanych z zatrudnianiem pracowników i współpracowników.