Co grozi przedsiębiorcom?

Od 1 stycznia 2026 roku weszły w życie przepisy, które wprowadzają obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) w formie elektronicznej. To duża zmiana dla wielu przedsiębiorców – i niestety również potencjalne ryzyko kar.

Sprawdź, kogo dotyczy ten obowiązek i jakie sankcje grożą za jego niedopełnienie.

Obowiązek prowadzenia elektronicznej KPiR

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek prowadzenia:

• podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR)
  lub
• ksiąg rachunkowych

w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie dochodu i podatku.

Od 2026 roku – tylko elektronicznie

Nowe przepisy wprowadzają dodatkowy obowiązek:

👉 KPiR musi być prowadzona przy użyciu programu komputerowego
👉 oraz przesyłana do urzędu skarbowego w formacie XML

Kiedy obowiązek wchodzi w życie?

Termin zależy od statusu podatnika:

• od 1 stycznia 2026 r. – czynni podatnicy VAT
• od 1 stycznia 2027 r. – pozostali przedsiębiorcy

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia KPiR?

Obowiązek dotyczy m.in.:

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą
• spółek cywilnych, jawnych i partnerskich osób fizycznych
• przedsiębiorstw w spadku

Nie dotyczy natomiast np. osób:

• rozliczających się ryczałtem
• wykonujących niektóre specyficzne działalności (np. przewozy taborem konnym)

Sankcje za brak KPiR w wersji elektronicznej

Brak prowadzenia KPiR w wymaganej formie elektronicznej traktowany jest jako:

👉 wadliwe prowadzenie księgi

A to już podlega przepisom Kodeksu karnego skarbowego.

Możliwe kary

Za nieprawidłowe prowadzenie KPiR grozi:

• grzywna do 240 stawek dziennych
• w lżejszych przypadkach – kara za wykroczenie skarbowe

Dodatkowo:

👉 kara może dotyczyć także sytuacji, gdy księga:

• nie zostanie przesłana do urzędu
• zostanie wysłana po terminie
• będzie nierzetelna lub błędna

Kto ponosi odpowiedzialność?

To bardzo ważne 👇

Odpowiedzialność może ponieść:

• przedsiębiorca
• księgowa / biuro rachunkowe
• każda osoba zajmująca się sprawami finansowymi firmy

⚠️ Co istotne – przekazanie księgowości do biura rachunkowego nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności.

Co to oznacza w praktyce?

Jeśli masz obowiązek prowadzenia KPiR elektronicznie i:

• prowadzisz ją „po staremu” (np. papierowo)
• nie wysyłasz jej do urzędu
• robisz to niezgodnie z przepisami

👉 narażasz się na realne konsekwencje finansowe

Podsumowanie

Wprowadzenie elektronicznej KPiR to kolejny krok w cyfryzacji rozliczeń podatkowych – ale też nowe obowiązki dla przedsiębiorców.

👉 Od 2026 roku (lub 2027 dla części firm) brak KPiR w wersji elektronicznej może skutkować karą grzywny.
👉 Odpowiedzialność nie dotyczy tylko właściciela firmy.
👉 Warto już teraz przygotować się do zmian i korzystać z odpowiednich narzędzi księgowych.

Potrzebujesz pomocy?

Nie wiesz, czy Twój biznes jest gotowy na nowe obowiązki?

👉 Skontaktuj się z nami – w Biurze Rachunkowym VEGA pomożemy Ci przejść przez zmiany bez stresu i ryzyka kar.