Rok 2026 to przełomowy moment dla rozliczeń VAT. Obowiązkowy KSeF (Krajowy System e-Faktur) oraz zmiany w strukturze JPK_VAT powodują, że wielu przedsiębiorców – i księgowych – czuje się przytłoczonych ilością nowych informacji.

Od lutego 2026 r. zmienia się nie tylko sposób wystawiania i odbierania faktur, ale również zakres danych wykazywanych w JPK_VAT. Jednym z kluczowych obowiązków staje się podawanie numeru faktury KSeF w ewidencji VAT albo stosowanie nowych oznaczeń.

W tym artykule wyjaśniamy:

• czym jest JPK_VAT i kogo dotyczy,

• jak KSeF wpływa na ewidencję VAT,

• jakie nowe oznaczenia pojawiają się w JPK_VAT od 2026 r.,

• kiedy i jak stosować numer KSeF,

• od kiedy nowe zasady są obowiązkowe.

Czym jest JPK_VAT?

JPK_VAT (Jednolity Plik Kontrolny dla potrzeb VAT) to elektroniczny dokument przesyłany do urzędu skarbowego, który składa się z dwóch części:

• części ewidencyjnej – zawierającej rejestry VAT sprzedaży i zakupów,

• części deklaracyjnej – odpowiadającej deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy.

JPK_VAT zastąpił tradycyjne deklaracje VAT-7 i VAT-7K i jest obecnie jedyną formą rozliczenia podatku VAT.

Zakres danych, które muszą znaleźć się w JPK_VAT, wynika z rozporządzenia Ministra Finansów oraz szczegółowych objaśnień publikowanych przez Ministerstwo Finansów.

JPK_VAT – od kiedy obowiązuje?

Od 1 października 2020 r. wszyscy czynni podatnicy VAT – niezależnie od wielkości firmy – są zobowiązani do składania JPK_VAT z deklaracją w jednej strukturze:

• JPK_V7M – dla rozliczeń miesięcznych,

• JPK_V7K – dla rozliczeń kwartalnych.

Od 2026 roku obowiązuje zaktualizowana struktura JPK_VAT (wersja 3), dostosowana do przepisów tzw. ustawy KSeF 2 oraz obowiązkowego fakturowania w KSeF.

JPK_VAT a KSeF – co się zmienia?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowy System e-Faktur wymusiło zmiany w ewidencji VAT. Od lutego 2026 r.:

• w JPK_VAT należy podawać numer identyfikujący fakturę w KSeF,

• jeżeli numer KSeF nie jest dostępny na moment składania JPK, trzeba zastosować odpowiednie oznaczenie.

Nowe przepisy dotyczą zarówno faktur sprzedaży, jak i zakupu.

Obowiązek wykazywania numeru KSeF w JPK_VAT

Od 1 lutego 2026 r.:

• wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek odbierania faktur zakupowych z KSeF,

• wszyscy podatnicy VAT muszą wykazywać w ewidencji VAT numer KSeF,

• w przypadku jego braku – stosować oznaczenia zastępcze.

Dotyczy to również firm, które jeszcze nie wystawiają faktur sprzedaży w KSeF, ale już otrzymują faktury zakupowe przez system.

Nowe oznaczenia w JPK_VAT od 2026 roku

Po wdrożeniu KSeF podstawową zasadą jest:
👉 numer KSeF albo oznaczenie zastępcze.

Najważniejsze oznaczenia:

OFF
– faktura wystawiona w czasie awarii KSeF lub nieprzesłana jeszcze do systemu,
– na dzień składania JPK nie posiada numeru KSeF.

BFK
– faktura wystawiona poza KSeF (papierowa lub elektroniczna),
– dotyczy m.in.:

• sprzedaży na rzecz konsumentów,

• faktur wystawionych przed obowiązkiem KSeF,

• określonych przypadków zakupowych.

DI
– dokument inny niż faktura,
– stosowany m.in. dla dokumentów rozliczanych bez numeru KSeF, które nie spełniają warunków oznaczeń OFF lub BFK.

⚠️ Oznaczenia OFF, BFK i DI stosuje się zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupu.

Faktury offline i korekty JPK_VAT

Jeżeli faktura została:

• wystawiona w trybie offline,

• wystawiona podczas niedostępności systemu,

• lub nie posiada numeru KSeF na moment złożenia JPK,

wówczas należy:

1. wykazać ją w JPK_VAT z odpowiednim oznaczeniem (np. DI),

2. po uzyskaniu numeru KSeF – skorygować JPK_VAT i uzupełnić numer faktury.

Kogo i od kiedy dotyczy obowiązkowy KSeF?

• od 1 lutego 2026 r.
  – firmy z obrotami powyżej 200 mln zł,

• od 1 kwietnia 2026 r.
  – pozostali przedsiębiorcy,

• od 1 stycznia 2027 r.
  – najmniejsze podmioty (faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie).

‼️ Niezależnie od powyższego:
od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy muszą odbierać faktury zakupowe z KSeF i uwzględniać je w JPK_VAT.

Od kiedy stosować nowe zasady w JPK_VAT?

Nowe oznaczenia i obowiązek numeru KSeF obowiązują od rozliczeń za luty 2026 r., składanych:

📅 do 25 marca 2026 r.

Oznacza to, że czasu na przygotowanie jest bardzo mało – zmiany trzeba wdrożyć już teraz.

Podsumowanie – co powinien zrobić przedsiębiorca?

Rok 2026 to okres przejściowy, ale nie zwalnia z obowiązków. Przedsiębiorcy powinni:

• przygotować systemy księgowe na nową strukturę JPK_VAT,

• nauczyć się poprawnie stosować oznaczenia OFF, BFK i DI,

• zadbać o prawidłowe pobieranie faktur z KSeF,

• mieć świadomość konieczności korekt JPK w razie późniejszego nadania numeru KSeF.

Dobra wiadomość jest taka, że – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów – rok 2026 ma być okresem przejściowym, bez kar za błędy wynikające z wdrażania KSeF. Nie oznacza to jednak, że temat można odłożyć na później.

Potrzebujesz wsparcia przy KSeF i JPK_VAT?

Jeśli masz wątpliwości:

• jak prawidłowo oznaczać faktury w JPK_VAT,

• jak przygotować firmę na KSeF,

• jak uniknąć błędów w ewidencji VAT,

👉 Biuro Rachunkowe VEGA pomoże Ci przejść przez zmiany spokojnie i bezpiecznie.