Od lutego 2026 roku przedsiębiorcy w Polsce funkcjonują w nowej rzeczywistości fakturowania – Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Wraz z jego wprowadzeniem zmieniły się również zasady dotyczące poprawiania błędów na fakturach.

W praktyce oznacza to, że korekty dokumentów wyglądają nieco inaczej niż w dotychczasowym systemie. Sprawdź, kiedy trzeba wystawić fakturę korygującą i jak zrobić to prawidłowo w KSeF.

Jak działają faktury korygujące w KSeF?

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, który służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Dokument po wysłaniu do systemu otrzymuje unikalny numer KSeF i jest przechowywany w bazie administracji skarbowej.

Jedną z ważniejszych zmian wprowadzonych wraz z KSeF jest sposób poprawiania błędów na fakturach.

Najważniejsze zasady:

• nie stosuje się już not korygujących, które były wcześniej używane do poprawiania drobnych błędów,

• wszystkie zmiany w fakturach wprowadza się poprzez fakturę korygującą,

• faktura korygująca musi zawierać numer KSeF faktury pierwotnej, jeżeli taki numer został nadany,

• korekta nie wymaga potwierdzenia odbioru przez nabywcę.

W praktyce oznacza to uproszczenie procesu – nie trzeba już uzyskiwać dodatkowego potwierdzenia od kontrahenta, aby korekta była skuteczna.

Kiedy należy wystawić fakturę korygującą w KSeF?

Podobnie jak w tradycyjnym systemie fakturowania, faktura korygująca jest wystawiana w sytuacji, gdy na pierwotnym dokumencie pojawi się błąd lub zmieni się wartość transakcji.

Najczęstsze przypadki to:

• błędny NIP lub dane kontrahenta,

• nieprawidłowa kwota na fakturze,

• błędna ilość towaru lub usług,

• zwrot towaru,

• udzielenie rabatu lub obniżki ceny,

• inne pomyłki w treści faktury.

W systemie KSeF wyróżnia się dwa podstawowe typy korekt:

Korekta „in minus” – zmniejszająca podstawę opodatkowania lub VAT (np. rabat, zwrot towaru).
Korekta „in plus” – zwiększająca podstawę opodatkowania lub VAT (np. pominięta pozycja na fakturze).

Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF?

Proces wystawienia korekty w KSeF jest stosunkowo prosty i przebiega podobnie jak wystawienie zwykłej faktury.

Podstawowe kroki to:

1. zalogowanie się do systemu KSeF lub programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF,

2. wybranie opcji wystawienia faktury korygującej,

3. wskazanie numeru faktury pierwotnej (numer KSeF),

4. wprowadzenie poprawnych danych lub nowych wartości,

5. wysłanie dokumentu do systemu.

Po wysłaniu korekta trafia do KSeF i automatycznie jest dostępna dla odbiorcy.

Czy można usunąć fakturę z KSeF?

Jedną z ważnych zmian jest to, że faktury wysłanej do KSeF nie można już usunąć. Dokument pozostaje w systemie na stałe.

Jeżeli faktura została wystawiona błędnie i powinna zostać anulowana, stosuje się tzw. korektę do zera. Polega ona na wystawieniu faktury korygującej, która zmniejsza wszystkie wartości do 0 zł, co w praktyce neutralizuje dokument pierwotny.

Podsumowanie

Wprowadzenie KSeF zmieniło sposób korygowania faktur w Polsce. Najważniejszą zmianą jest rezygnacja z not korygujących i zastąpienie ich wyłącznie fakturami korygującymi.

W nowym systemie:

• wszystkie poprawki wprowadza się poprzez fakturę korygującą,

• korekta musi zawierać numer KSeF faktury pierwotnej,

• nie jest wymagane potwierdzenie odbioru przez kontrahenta,

• faktury nie można usunąć z systemu – można ją jedynie skorygować.

Dla przedsiębiorców oznacza to większą przejrzystość i cyfryzację obiegu dokumentów, ale także konieczność poznania nowych zasad funkcjonowania systemu.